Stammdatenkonzepte Qualität als Basis

Thema "Stammdatenkonzepte"

Schaut man sich im Modul MM-Einkauf eine einzelne „Bestellung“ oder im Modul SD-Verkauf ein „Angebot“ an, fällt einem direkt die Fülle an Datenfeldern ins Auge. Anscheinend benötigt SAP für die Abwicklung eines solchen Vorgangs eine ganze Menge Daten. Was, wenn man alle diese Daten jedesmal eingeben müßte? Richtig: Sie sind (zu) langsam, und es werden Eingabefehler gemacht.

SAP begegnet diesem Aspekt mit seinen Stammdaten. Im Einkauf benötigt man „Lieferanten“, „Materialien“ und „(Einkaufs-)Preise“. Im Vertrieb ist es genauso, man tauscht nur den „Lieferanten“ gegen den „Kunden“ aus. Und tatsächlich: Das SAP-System arbeitet nur dann gut, wenn die Stammdaten qualitativ hochwertig sind.

Das Ziel ist, daß man mit minimalen Angaben ein vollständiges Ergebnis bekommt. Das soll heißen: Für einen Vertriebsauftrag soll man nicht mehr eingeben müssen als

Der Rest muss im Hintergrund passieren. Es ist unnötig zu wissen, ob der Kunde im Verkaufsgebiet A oder B ansässig ist. Oder ob er täglich oder erst am Monatsende in die Fakturierung läuft. Oder dass er bei „Seefracht“ über die Route „Bremerhaven“ beliefert wird. Alle diese Angaben sind Teil der Stammdaten, die bei der Anlage des Auftrags genau in diesen Auftrag hineinkopiert werden. Und die zugehörigen Einstellungen des Customizing vollenden die Auftragsparameter.

Das Vorgehen funktioniert nach dem Paretoprinzip. 80% der Aufträge werden mit 20% der Arbeitskapazität erledigt. Umgekehrt heißt das: Wenn von den Standardangaben abgewichen wird, muss mehr Arbeit in die „Vollendung“ eines Auftrags gesteckt werden: Soll eine Lieferung per „Luftweg“ erfolgen, muss ggf. eine Route angegeben werden, weil dies eben eine Ausnahme vom Normalfall ist und der kundige Sachbearbeiter mit seiner Kompetenz die Parameter der Auftrags überprüft.

Warum „Stammdatenkonzepte"?

Das Konzept soll beschreiben, wie mit den Unternehmensdaten umgegangen werden soll. Was muss getan werden, damit die Qualität der Daten hoch ist und hoch bleibt. Denn auch Stammdaten unterliegen einem Veränderungsprozess. Artikel werden ersetzt, Kunden fallen weg, Preise ändern sich.

Ein Beispiel: Ihr Unternehmen arbeitet im Vertrieb mit einer Bruttopreisliste und gewährt einzelnen Kunden Rabatte. Zusätzlich gibt es kundenindividuelle Vereinbarungen in Form von Nettopreisen. Jetzt fällt ein Artikel aus ihrem Portfolio raus und kann nicht mehr beschafft werden.

Wie stellen Sie sicher, dass dieser Artikel auch komplett aus dem operativen Geschäft verschwindet? Macht man es sich einfach, vergibt man dem Material einen Vertriebsstatus, der die Verwendung in einem Vertriebsauftrag unterbindet. Aber was ist mit den Konditionen? Es gibt noch (aktive) Brutto- und Nettopreise. Bei der nächsten Preiserhöhung werden diese Daten voraussichtlich wieder mit bearbeitet, denn in den Konditionstabellen ist der Artikel noch aktiv.

Schlimmer noch ist, wenn der Artikel nach einigen Jahren neu aufgelegt wird. Dann haben Sie immer noch die alten Konditionen aktiv, obwohl zum dann aktuellen Zeitpunkt sicherlich auch aktuelle Konditionen notwendig sind.

Konsequenterweise wird der Materialstamm mit einem Vertriebsstatus versehen, bekommt auch eine Sperre für die Beschaffung/Disposition, erhält ein Löschkennzeichen für die jeweilige Organisationseinheit (Verkaufsorganisation, Einkaufsorganisation, Werk, Bewertungsebene) sowie ebenfalls ein Löschkennzeichen in z.B. allen Vertriebskonditionen, in den Einkauf-Infosätzen und zu guter Letzt erstellt man im Vertrieb eine Materialfindung ein, die den alten Artikel durch einen neuen Artikel datumgesteuert ersetzt.

Aber warum „Konzepte" (Mehrzahl)?

Eine Art von Konzept beschreibt, was alles getan werden muss, wie im vorherigen Beispiel beschrieben. Aber es gibt noch mehr zu bedenken:

Vielleicht gibt es mehrere Niederlassungen (um beim Beispiel „Auslaufartikel“ zu bleiben). Ist der Artikel nicht mehr zu beschaffen, sollen die Reste in anderen, ggf. ausländischen Lagern/Gesellschaften/Werken aber noch abverkauft werden. Was bedeutet das z.B. für die Beschaffung? Im Hinblick auf die Disposition soll nun dieser Artikel nicht mehr per Bestellpunkt berechnet werden, sondern einem anderen Dispositionsmodell unterliegen.

Man sieht, es gibt Abhängigkeiten, Verkettungen.

Löst man sich von dem Beispiel der operativen Daten, kann ein weiteres Konzept sein, dass die Stammdaten des Unternehmens regelmäßig kontrolliert, und zwar automatisiert. Ein Regelwerk an Bedingungen, die per Job im Hintergrund den Datenbestand analysieren und als Ergebnis eine Liste als Vorschlag oder eine automatische Änderung durchführt.

Das System soll Arbeiten abnehmen, wo der Mensch aufgrund der Masse an Tätigkeiten und Daten eher zu Fehlern neigt.